Software per Gestione Eventi
Universal WorldEvents ha creato un sistema online personalizzato che permette ai nostri clienti di avere un sito web brandizzato e progettato ad hoc per i propri eventi. Questo software per la gestione online dei partecipanti consente a noi – e ai nostri clienti – di gestire gli eventi in ogni fase del processo di pianificazione, realizzazione e valutazione.
Questa applicazione consente di comunicare con i partecipanti velocemente e con estrema facilità, migliorando le procedure di registazione. Facilita l’invio di inviti via e-mail, permette la registrazione online, mostra i dettagli di viaggio, prenotazioni alberghiere, orari d’arrivo ed anche eventuali particolari esigenze dietetiche. Fornisce inoltre il programma dell’evento, informazioni sulla location e sulla destinazione o sulle attività collaterali.
Elementi chiave del sistema sono:
La Comunicazione con i Partecipanti
- Invio di teaser brandizzati, inviti, countdown e aggiornamenti delle registrazioni precedentemente all’evento, così come l’invio dei call to action e recall post evento
- E’ possibile spedire messaggi a tutti i partecipanti o a gruppi mirati quali VIP, relatori, media, delegati provenienti da un Paese specifico
Registrazione dei Delegati
- Una semplice procedura di registrazione dei delegati “cattura” tutte le informazioni chiave di ogni partecipante
- Il software consente agli stakeholder di registrare ed editare con facilità ed efficienza un gruppo di partecipanti
- Le e-mail di conferma vengono inviate automaticamente ai delegati con il riepilogo dei servizi prenotati
- La gestione delle adesioni in tempo reale e la funzionalità di prenotazione di gruppo, permettono la gestione delle prenotazioni alberghiere, del programma sociale e delle sessioni di lavoro
Management Reporting
- Il sistema di reportistica in tempo reale di tutte le informazioni chiave contenute nel database è accessibile 24 ore su 24 e 7 giorni su 7
- Tutti i report possono essere visualizzati direttamente su schermo in formato PDF o Excel
- La documentazione essenziale – budget, proposte e scadenze – può essere postata in aree riservate accesibili agli stakeholder principali
- Clienti, affiliati e fornitori hanno accesso a differenti report finanziari e gestionali dell’evento, in funzione delle esigenze del Cliente
Post evento
- Il software di gestione è pensato per creare un numero praticamente illimitato di questionari di valutazione pre e post evento completamente personalizzabili
- Il sistema può essere utilizzato per eventi multipli concomitanti senza alcun limite in termini di informazioni visualizzate o numero di partecipanti gestiti
- Facilita la possibilità di ospitare webcasting, forum online e documentazione specifica (quali copie cartacee di presentazioni e discorsi) nonché fotografie dell’evento
Sicurezza
- Ogni aspetto del sistema è protetto da password che garantisce la più completa riservatezza. Anche la pagine contenenti le informazioni di base non possono essere visualizzate senza preventiva procedura di login e tutti gli utenti devono essere in possesso di username e password valide per accedere al sito
- Il software prevede livelli di privilegi d’accesso standard e diversificati che possono essere modificati o revocati in ogni momento in funzione delle richieste dei nostri Clienti
